- Ongevraagde commerciële mail mag in principe alleen met toestemming vooraf, ook bij een bv of nv. Er zijn smalle uitzonderingen, zoals je eigen klanten.
- Maak de mail warm: stuur hem na een telefoongesprek of een LinkedIn-contact waarin iemand ja zegt op een mail.
- Een goede acquisitiemail heeft een concrete onderwerpregel, een aanleiding, één zin over waarom het relevant is en één vraag.
- Zet altijd je naam, bedrijf en een makkelijke manier om af te melden onderaan.
- Volg op met een plan, niet met dezelfde mail opnieuw: elke opvolging brengt iets nieuws.
Mag koude acquisitie per mail eigenlijk?
Dit is het grootste misverstand rond acquisitiemails. Veel mensen denken dat je een bedrijf zonder toestemming mag mailen, zolang er een afmeldlink in staat. Artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet verbiedt ongevraagde commerciële elektronische berichten zonder toestemming vooraf, en volgens de Autoriteit Persoonsgegevens geldt dat ook voor mail aan bedrijven.
Er zijn een paar smalle uitzonderingen. De belangrijkste in B2B: je eigen klanten mag je mailen over gelijksoortige producten of diensten, als ze bij het verzamelen en bij elk bericht bezwaar kunnen maken. Alle details, ook over bellen en LinkedIn, lees je in is koude acquisitie verboden? Dit is onze lezing van de regels, geen juridisch advies.
Wat betekent dat in de praktijk? Begin met een kanaal waar het wel mag, zoals een telefoongesprek met een bv of een gesprek op LinkedIn, en stuur de mail pas als iemand zegt dat je iets mag sturen. Dan is je mail niet meer koud, maar afgesproken. Dat is ook precies waarom hij beter werkt.
Zo bouw je een acquisitiemail op
- Onderwerpregel: concreet en herkenbaar, liefst met een verwijzing naar het gesprek of de aanleiding. Bijvoorbeeld "ons gesprek over de planning" in plaats van "Kennismaking".
- Opening met de aanleiding: waarom je juist nu mailt. Een gesprek, een nieuwe vestiging, een vacature of een post van de ontvanger.
- Eén zin relevantie: wat dit voor hen kan betekenen, in hun woorden. Geen opsomming van je diensten.
- Iets van waarde: een checklist, een voorbeeld of een artikel dat past bij hun situatie.
- Eén vraag of voorstel: een concrete vervolgstap, zoals twintig minuten op twee mogelijke momenten.
- Onderkant: je naam, functie, bedrijf, contactgegevens en een eenvoudige manier om je af te melden.
Houd de mail kort: een paar korte alinea's die je op een telefoon zonder scrollen kunt lezen. Schrijf zoals je praat, en laat superlatieven en algemene complimenten weg.
6 voorbeelden van acquisitiemails
Alle voorbeelden gaan over een fictief bedrijf en zijn bedoeld om de opbouw te laten zien. Vul de [haakjes] in en schrijf alleen wat klopt.
1. Mail na een telefoongesprek
Onderwerp: ons gesprek over [onderwerp]
Hoi [voornaam], dank voor je tijd vanmiddag. Zoals afgesproken stuur ik je [het voorbeeld of de checklist] over [onderwerp]. Voor jullie is vooral [één punt] interessant, omdat [aanleiding uit het gesprek].
Zullen we er twintig minuten voor nemen? [dag en tijd] of [dag en tijd] kan bij mij.
Groet, [naam], [functie], [bedrijf], [telefoonnummer]. Liever geen mail meer van mij? Laat het weten, dan stop ik ermee.
2. Mail na "stuur maar wat op"
Onderwerp: zoals beloofd: [onderwerp] in het kort
Hoi [voornaam], je vroeg me vanochtend om iets op te sturen. Hierbij één pagina over hoe [type bedrijf] [probleem] aanpakken, zonder verkooppraatje.
Ik bel je [dag] even om te horen of het herkenbaar is. Past dat, of heb je liever een ander moment?
3. Mail na een gesprek op LinkedIn
Onderwerp: het artikel waar we het over hadden
Hoi [voornaam], leuk om op LinkedIn even door te praten over [onderwerp]. Je gaf aan dat ik je het artikel mocht mailen, dus hier is het: [link].
Ik ben benieuwd hoe jullie [vraag over hun situatie]. Hoe kijk jij daarnaar?
4. Mail aan een bestaande klant over een gelijksoortige dienst
Onderwerp: [onderwerp] voor jullie team in [plaats]
Hoi [voornaam], we werken nu een tijd samen aan [huidige dienst]. Bij [aanleiding, bijvoorbeeld de nieuwe vestiging] loopt [ander team] vaak tegen [probleem] aan, en daar helpen we ook mee.
Speelt dat bij jullie? Dan neem ik het graag mee in ons volgende overleg.
Groet, [naam]. Wil je dit soort berichten niet meer ontvangen? Laat het weten.
5. Opvolgmail na een gesprek zonder reactie
Onderwerp: nog één gedachte over [onderwerp]
Hoi [voornaam], na ons gesprek moest ik nog denken aan wat je zei over [punt]. [Eén nieuwe, nuttige gedachte of een kort voorbeeld].
Is het nog actueel, of laat ik het even rusten?
6. Afsluitende mail
Onderwerp: ik laat het even rusten
Hoi [voornaam], ik heb je een paar keer benaderd over [onderwerp] en wil je niet blijven storen. Ik laat het nu rusten. Speelt het later wel, dan hoor ik het graag.
Juist omdat er geen druk op staat, reageren mensen hier soms alsnog op. Stuur hem alleen als je echt stopt.
Opvolgen zonder te pushen
De meeste reacties komen niet op de eerste mail. Spreek daarom vooraf een opvolgritme af, en zorg dat elke stap iets nieuws brengt: een nieuwe aanleiding, een kort voorbeeld of een andere invalshoek. Stuur nooit dezelfde mail opnieuw met "even checken of je mijn mail hebt gezien".
Combineer kanalen. Een belletje na een mail, of een korte reactie op een LinkedIn-post, maakt je naam herkenbaar. Een opvolgschema voor LinkedIn, telefoon en mail vind je in koude acquisitie in B2B. Hoe je reacties daarna snel oppakt, lees je in leads opvolgen.
Checklist voor je acquisitiemail
- Mag ik deze persoon mailen: is er toestemming, een afspraak of is het een eigen klant?
- Noemt de onderwerpregel het gesprek of de aanleiding?
- Staat de aanleiding in de eerste zin?
- Is er maar één vraag of voorstel?
- Is de mail op een telefoon zonder scrollen te lezen?
- Staan naam, bedrijf, contactgegevens en een afmeldmogelijkheid onderaan?
- Klopt alles wat ik beweer, en is niets overdreven?
- Heb ik de opvolging al in mijn agenda of CRM gezet?
Verstuur je veel mails vanaf je eigen domein, houd je dan ook aan de afzenderrichtlijnen van mailproviders zoals Google, zodat je berichten niet in de spam belanden.
Aan de slag
Wat je nu kunt doen:
- Kies één doelgroep en schrijf drie aanleidingen op die voor hen nu spelen.
- Begin met een belletje of een LinkedIn-contact en vraag of je iets mag mailen.
- Pas een van de voorbeelden hierboven aan en zet de opvolging meteen in je agenda.
Heb je zelf geen tijd voor acquisitie? Bij koude acquisitie uitbesteden benaderen ervaren salesspecialisten je doelgroep via telefoon en LinkedIn, en volgen ze op met afgesproken mails.
Veelgestelde vragen
Mag ik bedrijven ongevraagd mailen voor acquisitie?
In principe niet. Artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet vraagt toestemming vooraf voor commerciële mail, en volgens de Autoriteit Persoonsgegevens geldt dat ook voor bedrijven. Uitzonderingen zijn onder meer je eigen klanten voor gelijksoortige producten. Dit is geen juridisch advies.
Hoe schrijf je een goede acquisitiemail?
Kort, met een concrete onderwerpregel, de aanleiding in de eerste zin, één zin over waarom het relevant is, iets van waarde en één vraag. Onderaan je naam, bedrijf en een makkelijke manier om af te melden.
Wat is een warme acquisitiemail?
Een mail aan iemand met wie je al contact had, bijvoorbeeld na een telefoongesprek of een gesprek op LinkedIn waarin diegene zei dat je iets mocht sturen. Zo'n mail is afgesproken en krijgt daardoor meer reactie.
Hoe vaak volg ik een acquisitiemail op?
Spreek vooraf een ritme af en zorg dat elke opvolging iets nieuws brengt. Combineer mail met bellen en LinkedIn, en sluit netjes af als je geen reactie krijgt.
Moet er een afmeldlink in een acquisitiemail?
Ja. Elk commercieel bericht moet je echte identiteit noemen en een eenvoudige manier om je af te melden. Zet daarom in elke mail je naam, bedrijf, contactgegevens en hoe iemand zich eenvoudig kan afmelden.
Bronnen
- Telecommunicatiewet, artikel 11.7 (ongevraagde communicatie), wetten.overheid.nl
- Digital direct marketing, Autoriteit Persoonsgegevens
- Regels voor reclame, Ondernemersplein (RVO)
- Email sender guidelines, Google
