E-facturatie verplicht vanaf 2030: wat er verandert en hoe je je nu voorbereidt

E-facturatie verplicht: wat verandert er en wanneer?

De verplichte e-factuur komt uit het Europese pakket 'Btw in het digitale tijdperk' (ViDA). Vanaf 1 juli 2030 moeten bedrijven hun handel met bedrijven in andere EU-landen per transactie digitaal rapporteren (Europese Commissie). Daarvoor is een elektronische factuur nodig die aan een Europese norm voldoet. Lidstaten mogen die plicht ook invoeren voor binnenlandse transacties.

Nederland kiest daarvoor. Op 11 september 2026 maakte het kabinet bekend dat het e-facturatie per 1 juli 2030 ook verplicht wil maken voor binnenlandse facturen tussen bedrijven. De digitale rapportage van die facturen aan de Belastingdienst moet per 1 juli 2031 volgen (Rijksoverheid, 11 september 2026).

Wat vaststaat

• De Europese basis. De ViDA-regels zijn op 25 maart 2025 gepubliceerd in het Publicatieblad van de EU. E-facturatie en digitale rapportage voor handel tussen bedrijven in verschillende EU-landen gaan in op 1 juli 2030 (Kamerbrief, 10 maart 2026).
• Kortere termijn voor EU-facturen. Voor grensoverschrijdende B2B-facturen wordt de termijn om de factuur uit te reiken 10 dagen na de levering of dienst. De factuurgegevens gaan bij het uitreiken naar de Belastingdienst, per factuur in plaats van per maand of kwartaal (contourenbrief, 11 september 2026).
• Facturen aan de Rijksoverheid. Lever je aan de Rijksoverheid, dan moet je nu al een e-factuur sturen (Ondernemersplein).

Wat nog een voornemen is

• De binnenlandse plicht. De e-factuur voor binnenlandse B2B per 1 juli 2030 en de rapportage per 1 juli 2031 zijn kabinetskeuzes. De internetconsultatie van het wetsvoorstel staat gepland voor het najaar van 2026, de indiening bij de Tweede Kamer voor het zomerreces van 2027. Het kabinet wil de parlementaire behandeling voor 1 juli 2028 afronden (contourenbrief).
• Uitzonderingen. Ondernemers die de kleineondernemersregeling (KOR) toepassen, met een omzet tot €20.000 per jaar, krijgen geen binnenlandse e-factuurplicht (Rijksoverheid). Een aparte drempel voor micro-ondernemingen komt er volgens de contourenbrief niet.
• Eén norm. Voor binnenlandse facturen wil het kabinet alleen de Europese norm EN 16931 gebruiken.

Wat nog open is

Via welk netwerk bedrijven e-facturen gaan uitwisselen, is nog niet besloten. Onderzoeksbureau EY adviseerde het Peppol-netwerk, dat nu al wordt gebruikt voor facturen aan de Rijksoverheid. Het kabinet onderzoekt dit nog, ook in relatie tot de Europese 'business wallet' die in ontwikkeling is. Ook hoe de termijnen voor binnenlandse facturen precies uitpakken, volgt pas in het wetsvoorstel.

Dit artikel is geen fiscaal advies. De regels kunnen nog veranderen tot de wet is aangenomen. Bespreek je eigen situatie met je accountant of fiscalist.

Wat is een gestructureerde e-factuur, en waarom is een pdf dat niet?

Veel bedrijven denken dat ze al digitaal factureren, omdat ze een pdf mailen. Maar een pdf is een document voor mensen: iemand moet hem openen, lezen en overtypen of laten uitlezen. Een e-factuur is data. KVK omschrijft het als een factuur in een standaard digitaal formaat, zodat boekhoudsystemen de gegevens automatisch verwerken.

De inhoud is hetzelfde: wie levert, wat, hoeveel, welk btw-tarief en welk ordernummer. Het verschil zit in hoe die gegevens zijn vastgelegd. Bij een e-factuur staat elk gegeven op een vaste plek met een vaste betekenis. Daardoor kan de software van je klant de factuur controleren, boeken en koppelen aan een inkooporder, zonder dat iemand iets overtypt.

De begrippen op een rij

• EN 16931: de Europese norm die vastlegt welke gegevens een e-factuur bevat en wat ze betekenen.
• UBL en CII: twee bestandsformaten (XML) waarin een factuur volgens die norm wordt opgeslagen. Je software maakt er een leesbare weergave bij.
• Peppol: een internationaal netwerk waarmee organisaties e-facturen en andere documenten veilig uitwisselen, rechtstreeks tussen boekhoudsystemen.
• Digitale rapportage: een selectie van de factuurgegevens gaat naar de Belastingdienst. Voor binnenlandse facturen is dat het plan vanaf 1 juli 2031.

Kort gezegd: een pdf in de mail voldoet straks niet meer, ook niet als hij er netjes uitziet. Een gescande factuur is ook geen e-factuur.

Wat kost verplichte e-facturatie, en wat levert het op?

De overstap kost geld en tijd, zeker als je nu met losse sjablonen of een verouderd pakket werkt. EY onderzocht dit voor het ministerie van Financiën (januari 2026). De eenmalige kosten voor mkb-bedrijven liggen volgens EY doorgaans tussen enkele honderden en enkele duizenden euro's, afhankelijk van complexiteit en koppelingen. Daarnaast rekenen mkb-pakketten vaak een vast bedrag per jaar plus €0,05 tot €0,30 per factuur.

Waar de besparing zit

De winst zit vooral bij de ontvanger. EY neemt een evaluatie van de Europese Commissie (2024) over, met deze kosten per factuur:

• Ontvangen: papier €8,04, e-mail of pdf €7,68, e-factuur €2,27.
• Versturen: papier €4,44, e-mail €2,02, e-factuur €1,20.

Een gemailde pdf kost de ontvanger dus bijna net zoveel als papier. Het overtypen en controleren is niet verdwenen, het is alleen naar een scherm verplaatst. Volgens hetzelfde rapport worden e-facturen gemiddeld 5 tot 7 dagen eerder betaald. En bij 15,1 procent van de facturen in Europa zorgt onjuiste informatie voor vertraging.

Administratie weegt voor ondernemers nu al zwaar. De helft noemt belastingwetgeving en -administratie als bron van regeldruk, en bij bedrijven met tien of meer werknemers ervaart ongeveer driekwart veel regeldruk (KVK, november 2025). Het kabinet verwacht dat de voordelen van e-facturatie opwegen tegen de invoeringskosten, maar laat de lasten per groep ondernemers nog apart doorrekenen (contourenbrief).

Rekenmethode voor je eigen bedrijf

1. Tel hoeveel facturen je per jaar ontvangt en hoeveel je verstuurt.
2. Vermenigvuldig het aantal ontvangen facturen met het Europese verschil tussen een pdf en een e-factuur: €7,68 min €2,27 is €5,41.
3. Doe hetzelfde voor verstuurde facturen: €2,02 min €1,20 is €0,82.
4. Zet de uitkomst naast je eenmalige overstapkosten en de kosten per factuur van je pakket.

Let op: dit zijn Europese gemiddelden. Je eigen kosten hangen af van je uurkosten en hoe je proces nu loopt. Meet daarom liever een week lang hoeveel minuten één inkoopfactuur bij jou kost, van binnenkomst tot betaling.

Stappenplan: zo bereid je je nu al voor op de verplichte e-factuur

2030 lijkt ver weg, maar de overstap raakt je boekhouding, inkoop, verkoop en planning. Wie nu begint, kan het rustig en in stappen doen. En je bent niet de enige. EY haalt een peiling uit 2025 onder 300 mkb-bedrijven aan: 66 tot 72 procent kende de ViDA-regels niet, en 76 tot 78 procent kende Peppol niet.

1. Breng je factuurstromen in kaart. Hoeveel facturen verstuur en ontvang je per maand? Hoe komen ze binnen: mail, post of portaal? Welk deel is binnenlands, en welk deel gaat naar of komt uit andere EU-landen?
2. Check je boekhoudpakket of ERP. Kan het e-facturen volgens EN 16931 versturen én ontvangen? Is het aangesloten op Peppol, of via welke dienstverlener? Vraag je leverancier naar de planning richting 2030.
3. Zet je stamgegevens op orde. Controleer per klant en leverancier het btw-nummer, KVK-nummer, de naam en het adres. Fouten worden met digitale rapportage sneller zichtbaar.
4. Automatiseer eerst je inkomende facturen. Laat e-facturen automatisch inlezen en koppelen aan inkooporder en ontvangst. Voor pdf's die nog binnenkomen, kan AI helpen met uitlezen en een voorstel voor boeking en btw-code. Een medewerker keurt goed.
5. Koppel de systemen die de factuur voeden. Denk aan je CRM of offertetool, urenregistratie, werkbonnen en voorraad. Snel factureren lukt alleen als die gegevens niet eerst overgetypt hoeven te worden.
6. Pas je processen aan. Bekijk verzamelfacturen, creditnota's, goedkeuringsrondes en wie wat controleert. Maak één persoon eigenaar van de factuurstroom.
7. Test met een paar klanten en leveranciers. Begin met partijen die al e-facturen kunnen ontvangen. Zo vind je fouten nu, en niet in juni 2030.
8. Volg de wetgeving. Lees mee met de internetconsultatie en spreek met je accountant af wanneer jullie de stand van zaken bespreken.

Werk je met systemen die niet met elkaar praten, dan zit daar meestal het meeste werk. Wil je AI inzetten bij het verwerken van facturen, lees dan eerst hoe je AI stap voor stap in je bedrijf implementeert.

Checklist: ben je klaar voor de verplichte e-factuur?

Loop deze lijst door met je administratie en je accountant:

• We weten hoeveel facturen we per jaar versturen en ontvangen, en via welke kanalen.
• Ons pakket kan e-facturen volgens EN 16931 versturen én ontvangen.
• We weten hoe we straks aangesloten zijn op een netwerk zoals Peppol.
• Btw-nummers, KVK-nummers en adressen van klanten en leveranciers kloppen.
• Inkomende facturen worden automatisch ingelezen en gekoppeld aan inkooporders.
• Offerte, order, uren of werkbon gaan zonder overtypen naar de factuur.
• We kunnen binnen 10 dagen na levering factureren.
• Er is één eigenaar van het factuurproces.
• We hebben met onze accountant besproken wat de nieuwe regels voor ons betekenen.

Kun je minder dan de helft afvinken? Maak er dan een project van, met een planning tot 2030.

Valkuilen bij de overstap naar e-facturatie

• 'Wij factureren al digitaal.' Een pdf in de mail is geen e-factuur. Check wat je pakket echt verstuurt.
• Alleen aan versturen denken. Je moet straks ook e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Daar zit de grootste besparing.
• Wachten tot de wet er ligt. De Europese regels staan al vast. En stamgegevens opschonen of koppelingen bouwen kost meer tijd dan je denkt.
• Een tool kopen voor een rommelig proces. Een nieuw pakket lost dubbele invoer en onduidelijke goedkeuring niet op. Kijk eerst naar het proces.
• De factuurtermijn vergeten. Factureer je nu eens per maand? Kijk dan of dat straks binnen de termijn past, zeker voor klanten in andere EU-landen.
• Denken dat je eronder uitvalt. Alleen KOR-ondernemers krijgen geen binnenlandse plicht. Een aparte uitzondering voor kleine bedrijven komt er volgens het kabinet niet.
• Losse oplossingen per afdeling. Als verkoop, inkoop en administratie elk iets anders kiezen, ontstaat er weer overtypwerk tussen systemen.

Wat je nu kunt doen

Je hoeft niet alles in één keer te regelen. Begin deze maand met drie dingen:

1. Tel je factuurstromen en vraag je softwareleverancier naar de planning voor EN 16931 en Peppol.
2. Schoon je stamgegevens op, te beginnen bij je grootste klanten en leveranciers.
3. Kies één stroom om als eerste te automatiseren, bijvoorbeeld inkomende facturen.

Zit de echte knoop in de koppelingen tussen offerte, planning, werkbon en boekhouding? Bekijk dan wat ons eigen ontwikkelteam doet: we bouwen koppelingen en automatiseringen rond de systemen die je al hebt. Werk je in de bouw, installatie of techniek, lees dan ook hoe automatisering lucht geeft bij het personeelstekort.

Lees ook over procesautomatisering.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Kabinet kiest voor invoering e-facturatie en rapportage voor bedrijven (Rijksoverheid, 11 september 2026)
• Contourenbrief elektronisch factureren en rapporteren (ministerie van Financiën, 11 september 2026)
• ViDA e-facturatie en digitale rapportage, rapport van EY in opdracht van de ministeries van Financiën, EZ en BZK (23 januari 2026)
• Kabinetsreactie op het rapport ViDA e-facturatie en digitale rapportage, Kamerstuk 22112, nr. 4290 (10 maart 2026)
• VAT in the Digital Age (ViDA) (Europese Commissie)
• E-facturatie komt eraan, bereid je onderneming voor (KVK, 24 september 2026)
• E-factureren aan de overheid (Ondernemersplein)
• Hoe groter de onderneming, hoe meer last van regeldruk (KVK, 20 november 2025)

Nordin van BergeijkOprichter en algemeen directeur van Novabé. Salesprofessional met ervaring in salesteams opschalen, koude acquisitie, sales-marktonderzoek en recruitment.Nordin op LinkedIn